Комунікаційна політика ГО “ЕКОЛТАВА”

18.09.2017

КОМУНІКАЦІЙНА ПОЛІТИКА  ГРОМАДСЬКОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ

“СУСПІЛЬНИЙ ПРОЕКТ ЕКОЛТАВА”

Цей документ є внутрішньокорпоративним і засвідчує позицією всіх членів ГО “Суспільний проект ЕКОЛТАВА” (далі ГО “ЕКОЛТАВА”) у питанні комунікацій з зовнішніми сторонами організації, а саме: співпраця зі ЗМІ, зв’язки з громадськістю,  ведення інформаційних кампаній у процесі  діяльності, що здійснюється від імені організації, а також у співпраці з партнерами.

Загальні Положення

  1. Одними із стратегічних напрямків ГО “ЕКОЛТАВА” є інформування населення щодо питань енергозбереження, відновлюваних джерел енергії (ВДЕ) та поводження з твердими побутовими відходами (ТПВ). А також екологічна просвіта молоді в темі збереження і захисту навколишнього середовища. В рамках цього напрямку ГО “ЕКОЛТАВА”:
  • організовує  прес конференції, прес – сніданки, тематичні прес-зустрічі  та прес-тури в Полтавській області та за її межами, в м. Полтава та за його межами.
  • поширює інформацію в темах енергозбереження та енергоефективності.
  • проводить інформаційні тури на території Полтавської області та країни.
  • організовує відкриті публічні заходи з метою просвітницької діяльності згідно стратегічних напрямків вказаних вище.
  • виготовляє, друкує та поширює  серед населення інформаційні матеріали: буклети, брошури, плакати, листівки, що містять інформацію стосовно сфери діяльності організації та партнерів.
  • Тиражує та поширює публікації,  матеріали інших організацій за попереднім погодженням з автором. При цьому обов’язково має бути вказано першоджерело та партнери.

Співпраця зі ЗМІ

  1. Членами організації здійснюється ведення бази контактів медіа (медіа карти) на постійній основі, дотримуючийсь при цуьому вимог ЗУ “Про доступ до публічної інформації”
  2. Члени ГО “ЕКОЛТАВА” створюють, а також поширюють прес – анонси, релізи  на редакційні та особисті електронні адреси журналістів за 2  дні  до заходу. Поширення таких матеріалів здійснюється до 13:00 год. робочого дня. У окремих випадках: прес – тур, брифінг, прес- конференція, масовий публічний захід  – за один тиждень до події.
  3. ГО “ЕКОЛТАВА”, здійснює інформування журналістів про захід після розсилки анонсу – за день до заходу у телефонному режимі.
  4. Розсилка прес- релізу після проведеного заходу для ЗМІ здійснюється  в той же  день, що й проведення заходу.
  5. Під час проведення заходів з залученням медіа , ГО “ЕКОЛТАВА” в окремих випадках може забезпечувати журналістів трансфером до місця події за попередньою реєстрацією  журналіста.
  6. Члени ГО “ЕКОЛТАВА”  від імені організації надають коментарі у ЗМІ щодо  питаннь,  які безпосередньо стосуються діяльності організації та її стратегічних напрямків роботи.
  7. При публічних заходах, що організовує  ГО “ ЕКОЛТАВА”, менеджер зв’язків з громадськістю зобов’язується надати робочі  контакти спікерів та респондентів ( за попередньою їх згодою)   заходу  протягом 3- х днів після проведення заходу для можливих уточнень при виготовленні матеріалу у ЗМІ. Ця процедура здійснюється лише за запитом (потребою) від представників медіа.
  8. ГО “ЕКОЛТАВА” може  в своїй інформаційній діяльності та інформаційних документах поширювати для ЗМІ та громадськості  символіку (логотипи)  партнерів, міжнародних і національних проектів, у яких бере участь, логотип Європейського союзу. Символіка, письмові та усні згадки про партнерів і донорів використовуються та поширюються в електронному та друкованому вигляді(наприклад: сайт організації, поліграфія, маркована продукція)
  9. ГО ЕКОЛТАВА може подавати запити до медіа з приводу внесення правок і доповннь у створений матеріал, що стосується діяльності організації, відповідно до ЗУ “Про авторське право” та ЗУ “Про доступ до публічної інформації”, не порушуючи при цьому  принципу достовірності, актуальності та правдивості інформації.
  10. ГО ЕКОЛТАВА згідно ЗУ “Про доступ до публічної інформації”  та ЗУ “Про звернення громадян” може подавати запити та звернення щодо отримання інформації в державні органи влади та комітети  та поширювати її, не порушуючи принцип достовірності.
  11. ГО ЕКОЛТАВА не займається плагіатом, не співпрацює з “жовтою пресою” та не готує  замовних матеріалів.
  12. ГО “ЕКОЛТАВА” обов’язково при поширенні матеріалів від медіа вказує посилання на джерело та автора.
  13. ГО  “ЕКОЛТАВА” може вступати у партнерські відносини  зі ЗМІ, сприяти виготовленню і поширенню інформації, що стосується діяльності організації та її стратегічних напрямків. Партнерство здійснюється при умові згадування у тексті статтей назви організацій – партнерів  та посилання на матеріали виготовлені за сприяння ГО “ЕКОЛТАВА” або безпосередньо її членами.

Політика зв’язків з громадскістю

  1. ГО “ЕКОЛТАВА” може проводити процес реєстрації ЗМІ, учасників, партнерів та залучених осіб  (у форматі ведення реєстраційного листа),що присутні на заході, який організований за сприяння організації, чи її членів з метою звітності про  присутність на заході, а також ведення електронної  бази партнерів, змі та учасників як публічної інформації у  форматі відкритих даних. Про збір інформації та її подальше використання особу має бути повідомлено відразу (зазвичай у примітках до реєстраційного листа)
  2. ГО “ЕКОЛТАВА” створює на порширює  інформацію, що стосується діяльності організації а також партнерів на сайті організації – ekoltava.org. Вкладинка “НОВИНИ” призначена для інформування громадськості про діяльність та заходи організації і партнерів, вона наповнюється систематично та на постійній основі.
  3. Лише інформацію, що поширена на сайті ekoltava.org та на офіційній сторінці ГО “ЕКОЛТАВА” на  FaceBook: www.facebook.com/Ekoltava/  просимо  вважати офіційною позицією організації та її членів.
  4. Сайт громадської організаці “ЕКОЛТАВА” за адресою www.ekoltava.org є інструментом зовнішнього зв’язку і має поповнюватися новинами з життя організації за наявності такого контенту. але не рідше ніж 1 раз на 3 тижні. Обов’язковими для виствітлення є новини про про проектну діяльність, анонси заходів, фото звіти та описові звіти. Всі члени організації, можуть генерувати і створюати публікації на сайт. Редакторами та адміністраторами сайту є SMM менеджер організації та PR – менеджер, що розподіляють свої задачі згідно напрямків роботи. Анонси заходів мають публікуватися  на сайті не менше ніж за 7 днів до проведення заходу. Релізи, описові статті та результати відборів – в той же день, або протягом 2 робочих днів.
  1. Основними джерелами зв’язку ГО “ЕКОЛТАВА” з громадськістю є:
  • електронна пошта, що вказана на сайті ekoltava.org
  • телефонний звязкок за конкретним номером, що вказаний на сайті ekoltava.org
  • запити від громадськості на сайті ekoltava.org та на офіційній сторінці організації у FaceBook

5) ГО “ЕКОЛТАВА” має надати відповідь на отриманий запит від громадськості у один із зазначених вище способів відразу, якщо інформація потребує уточнень чи роз’яснень  – протягом 2 – 5 робочих днів з моменту отримання запиту.

6) При поширенні інформації в соціальних мережах від імені організації, члени ГО “ЕКОЛТАВА” можуть використовувати хештег: #ekoltava а також хештеги, що відповідають назві акцій, проектів до яких долучена ГО “ЕКОЛТАВА”.

Внутрішньокорпоративна політика комунікацій

  1. Всі члени ГО “ЕКОЛТАВА” приймають участь у внутрішній і зовнішній комунікації організації в робочий час. Всі офіційно затверджені члени організації, тобто ті, які отримали статус члена ГО “ЕКОЛТАВА” згідно Статуту організації,  можуть надавати коментарі у ЗМІ, виступати з промовами, лекціями, презентаціями від імені ГО “ЕКОЛТАВА”, на умовах достовірності, об’єктивності та згідно кваліфікації.
  2. Члени ГО “ЕКОЛТАВА” від імені організації  не мають коментувати для громадськості та ЗМІ діяльність, що здійснюється іншими суб’єктами суспільних відносин та  не пов’язана з сферою діяльності та стратегічними напрямками ГО “ЕКОЛТАВА”
  3. Згідно внутрішньокорпоративного регламенту та за спільної домовленості всіх членів організації, кожен з них має надати відповідь на внутрішній робочий запит ( повідомлення) що надійшов від колег по телефону, на особисту електронну скриньку протягом одного робочого дня, або ж 24 год. з моменту отримання запиту. Всі запитання, інформація, що залишилася без уваги та відповіді  протягом зазначеного терміну можна вважати погодженими з адресантом, окрім випадків,  що потребують додаткових роз’яснень.
  4. Обов’язки зовнішньої комунікації ГО “ЕКОЛТАВА” з медіа на безперервній основі покладено на PR- менеджера організації та  Голову Правління.
  5. ГО “ЕКОЛТАВА” на постійній основі здійснює процес медіа – моніторингу публікацій у ЗМІ,  де згадується діяльність ГО “ЕКОЛТАВА” та її членів.
  6. ГО “ЕКОЛТАВА” може поширювати та розповсюджувати інформацію про публічні прес – заходи за участі членів організації у соціальних мережах – FaceBook з посиланням на джерело матеріалу та його автора.
  7. Всі члени “ЕКОЛТАВИ” дотримуються політики конфеденційності, а саме: не поширюємо особоисті контакти партнерів, експертів, спікерів та інших сторін з особистої бази ГО “ЕКОЛТАВА” без погодження з зазначеною стороною (ЗУ “Про доступ до публічної інформації”, ЗУ “Про звернення громадян”)
  8. Всі члени ГО “ЕКОЛТАВА” дотримуються медіа – плану організації на поточний рік, у окремих випадках  – інформація розповсюджується згідно пункту 2,3 і 4  частини “Співпраця зі ЗМІ” цього  документу.

Затверджено членами ГО “Суспільний проект ЕКОЛТАВА” 18 жовтня 2017 року.